PATVIRTINTA
Šilutės rajono savivaldybės
Administracijos direktoriaus
2020 m. spalio 1d.
įsakymu Nr. A2-238

KOMUNIKACIJOS SKYRIAUS SEKRETORIAUS REFERENTO
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖ

1. Komunikacijos skyriaus (toliau – Skyriaus) sekretorius referentas – darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį ir gaunantis darbo užmokestį iš Savivaldybės biudžeto yra specialistų grupės darbuotojas.
2. Pareigybės lygis – B.

II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą, įgytą iki 2009 metų ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;
3.2. būti susipažinusiam ir gebėti pagal kompetenciją savo darbe taikyti su Lietuvos Respublikos vietos savivaldos, Viešojo administravimo įstatymus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų valdymą, administracinių paslaugų teikimą, asmenų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose;
3.3. išmanyti tarnybinio etiketo reikalavimus, bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles, administracijos, jos padalinių struktūrą bei darbuotojų atliekamas funkcijas, vadovybės įsakymus, kitus dokumentus, susijusius su administracijos veikla, dokumentų valdymo organizavimą, dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus, archyvinį darbą;
3.4. mokėti lietuvių kalbą ir vieną iš užsienio kalbų (anglų, vokiečių, rusų) B1 lygiu.
3.5. būti tolerantiškas, komunikabilus, iniciatyvus,
3.7. mokėti dirbti kompiuterinėmis teksto ruošimo, elektroninio pašto, elektroninių lentelių programomis.
3.8. mokėti naudotis organizacine technika ir elektroninėmis ryšio priemonėmis;
3.9. išmanyti tarnybinio protokolo reikalavimus, dalykinio pokalbio ir bendravimo taisykles.

III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
4.1. organizuoja Administracijos direktoriaus ir jo pavaduotojo priimamojo darbą, vadovų pokalbius telefonu operatyviai sujungia su išoriniais ir vidiniais abonentais);
4.2. derina Administracijos direktoriaus, jo pavaduotojo susitikimų ir pasitarimų laiką, sudaro darbotvarkes ir skelbia jas internete;
4.3. organizuoja Administracijos direktoriaus, jo pavaduotojo rengiamus posėdžius ir pasitarimus (renka reikiamą medžiagą, praneša dalyviams apie posėdžio ar pasitarimo laiką, vietą, darbotvarkę); surenka reikiamą vadovui informaciją iš padalinių ar vykdytojų, vadovų pavedimu kviečia darbuotojus, rengia posėdžių ir pasitarimų protokolus;
4.4. priima svečius ir interesantus pagal sudarytą Administracijos vadovų darbotvarkę, informuoja Direktorių ir kitus suinteresuotus asmenis apie vykstančius renginius, susitikimus, priėmimus ir pateikia Direktoriui ir kitiems suinteresuotiems asmenims reikiamą medžiagą;
4.5. priima, skenuoja ir registruoja dokumentų valdymo sistemoje „Kontora“ skubius Administracijos darbuotojų parengtus siunčiamus dokumentus juridiniams asmenims ir piliečiams, kontroliuoja, kad dokumentai būtų tinkamai įforminti, būtų visi reikalingi derinimai ir teikia Direktoriui ar jo pavaduotojui pasirašyti;
4.6. teikia Administracijos vadovams pasirašyti Savivaldybės administracijos padalinių pateiktus Administracijos direktoriaus įsakymų, Savivaldybės tarybos sprendimų, sutarčių projektus ir kitus dokumentus;
4.7. peržiūri gaunamuosius dokumentus, sprendžia, kam juos nukreipti, ir teikia vadovams rašyti rezoliucijas. Administracijos vadovams surašius rezoliucijas, dokumentų valdymo sistemoje „Kontora“ surašo gaunamųjų dokumentų vykdytojus (rezoliucijas tikslina tik su Administracijos direktoriaus arba Direktoriaus pavaduotojo žinia);
4.8. paskirsto ir perduoda Administracijos skyrių darbuotojams raštus su Administracijos vadovų rezoliucijomis;
4.9. rengia Direktoriaus ir jo pavaduotojo pavedimu raštus ir kitus dokumentus;
4.10. koordinuoja ir kontroliuoja Administracijos direktoriaus ir jo pavaduotojo pavestas
užduotis;
4.11. bendradarbiauja ir keičiasi informacija su kitais Savivaldybės administracijos padaliniais ir kitomis institucijomis, miesto bendruomenėmis, fiziniais ir juridiniais asmenims telefonu ir raštu, rengia atsakymus į paklausimus;
4.12. vykdo pirkimų organizatoriaus funkcijas; rengia Administracijos direktoriaus, jo
pavaduotojo reprezentacijai skirtų prekių nurašymų aktus;
4.13. kontroliuoja Savivaldybės Didžiosios posėdžių salės užimtumą;
4.14. padeda organizuoti reprezentacinių Savivaldybės dovanų paruošimą Administracijos direktoriaus ir pavaduotojo nurodymu;
4.13. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo kitus, vienkartinio pobūdžio, Administracijos vadovybės, Komunikacijos skyriaus vedėjo arba jo pavaduotojo pavestus darbus;
4.14. Skyriaus vedėjo arba jo pavaduotojo nurodymu pavaduoja Skyriaus darbuotojus, negalinčius vykdyti savo funkcijų.