PATVIRTINTA
Šilutės rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
2024 m. liepos 16 d. įsakymu
Nr. A2-238
ŠILUTĖS RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
MERO IR TARYBOS VEIKLOS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS
VIEŠOJO ADMINISTRAVIMO INSTITUCIJOS SPECIALISTO
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I SKYRIUS
PAREIGYBĖ
1. Viešojo administravimo institucijos specialistas yra priskirtas specialistų grupei.
2. Pareigybės lygis – B.
II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą, įgytą iki 2009 metų, ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;
3.2. turėti vienų metų administracinio darbo patirtį;
3.3. būti susipažinusiam ir gebėti pagal kompetenciją savo darbe taikyti su Lietuvos Respublikos vietos savivaldos, Viešojo administravimo įstatymus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų valdymą, administracinių paslaugų teikimą, asmenų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose;
3.4. išmanyti tarnybinio etiketo reikalavimus, bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles, administracijos, jos padalinių struktūrą bei darbuotojų atliekamas funkcijas, vadovybės įsakymus, kitus dokumentus, susijusius su administracijos veikla, dokumentų valdymo organizavimą, dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus, archyvinį darbą;
3.5. mokėti lietuvių kalbą ir vieną iš užsienio kalbų (anglų, vokiečių, rusų) B1 lygiu.
3.6. būti tolerantiškas, komunikabilus, iniciatyvus,
3.7. mokėti dirbti kompiuterinėmis teksto ruošimo, elektroninio pašto, elektroninių lentelių programomis.
3.8. mokėti naudotis organizacine technika ir elektroninėmis ryšio priemonėmis;
3.9. išmanyti tarnybinio protokolo reikalavimus, dalykinio pokalbio ir bendravimo taisykles.
III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
4. Šias pareigas einantis viešojo administravimo institucijos specialistas atlieka šias funkcijas:
4.1. Administruoja dokumentus arba prireikus koordinuoja dokumentų administravimą.
4.2. Apdoroja su dokumentų valdymu susijusią informaciją arba prireikus koordinuoja su dokumentų valdymu susijusios informacijos apdorojimą.
4.3. Į apskaitą įtraukia bylas arba prireikus koordinuoja bylų apskaitą.
4.4. Konsultuoja priskirtos srities klausimais.
4.5. Organizuoja archyvinių dokumentų saugojimą ir naudojimą arba prireikus koordinuoja archyvinių dokumentų saugojimo ir naudojimo organizavimą.
4.6. Prižiūri teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo nuostatų vykdymą arba prireikus koordinuoja teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo nuostatų vykdymo priežiūrą.
4.7. Rengia dokumentacijos planą ir registrų sąrašą arba prireikus koordinuoja dokumentacijos planų ir registrų sąrašų rengimą.
4.8. Rengia ir teikia informaciją su dokumentų valdymu susijusiais sudėtingais klausimais arba prireikus koordinuoja informacijos su dokumentų valdymu susijusiais sudėtingais klausimais rengimą ir teikimą.
4.9. Rengia teisės aktų projektus ir kitus susijusius dokumentus dėl dokumentų valdymo veiklų vykdymo arba prireikus koordinuoja teisės aktų projektų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo veiklų vykdymo rengimą.
4.10. Ruošia ir perduoda dokumentus valstybės archyvui arba prireikus koordinuoja dokumentų valstybės archyvui ruošimą ir perdavimą.
4.11. Koordinuoja asmenų priėmimą ir aptarnavimą.
4.12. Analizuoja raštus ir kitus dokumentus, rengia ir teikia išvadas, pasiūlymus dėl juose keliamų problemų sprendimo, siekiant padėti Merui vykdyti jo funkcijas.
4.13. Registruoja Tarybai adresuotus gautus raštus.
4.14. Rengia padėkas, kvietimus, sveikinimus ir kitus dokumentus, kontroliuoja Mero rezoliucijų ir pavedimų vykdymą.
4.15. Skyriaus vedėjo pavedimu dalyvauja darbo grupių ir komisijų veikloje, Mero rengiamuose posėdžiuose, pasitarimuose, susitikimuose su interesantais ir svečiais. Protokoluoja Mero inicijuotus posėdžius ir pasitarimus ir juos registruoja.
4.16. Derina Mero susitikimų ir pasitarimų laiką, sudaro Mero ir vicemerų, dienotvarkes ir skelbia jas internete, priima svečius ir interesantus pagal sudarytą Mero ir vicemerų dienotvarkę, informuoja Merą ir kitus suinteresuotus asmenis apie vykstančius renginius, susitikimus, priėmimus.
4.17. Kontroliuoja Savivaldybės mažosios posėdžių salės užimtumą, siekiant užtikrinti tinkamą jos naudojimą.
4.18. Organizuoja ir koordinuoja Mero, vicemero oficialių delegacijų, svečių, lankytojų tinkamą priėmimą ir aptarnavimą, esant reikalui, rūpinasi suvenyrų, reprezentacinių dovanų paruošimu.
4.19. bendradarbiauja ir keičiasi informacija su kitais Savivaldybės administracijos padaliniais ir kitomis institucijomis, miesto bendruomenėmis, fiziniais ir juridiniais asmenims telefonu ir raštu, rengia atsakymus į paklausimus;
4.20. rengia Mero ir vicemerų reprezentacijai skirtų prekių nurašymų aktus;
4.21 padeda organizuoti reprezentacinių Savivaldybės dovanų paruošimą Mero ir vicemerų nurodymu;
4.22. Vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus;
4.23. Vykdo kitus Skyriaus vedėjo pavedimus ir nurodymus.