Šilutės rajono savivaldybės administracija įgyvendina projektą „Paslaugų teikimo ir asmenų aptarnavimo kokybės gerinimas Šilutės rajono savivaldybėje“, kurio metu buvo diegiama LEAN sistema Šilutės rajono savivaldybės administracijoje ir jai pavaldžiose 35 kultūros ir švietimo įstaigose.
Pagrindiniai LEAN sistemos diegimo tikslai:
► Gerinti Šilutės rajono savivaldybės administracijoje ir jai pavaldžiose 35 kultūros ir švietimo įstaigose teikiamų paslaugų ir asmenų aptarnavimo procesų (procedūrų) kokybę ir didinti paslaugų prieinamumą;
► Sutrumpinti paslaugų teikimo ir asmenų aptarnavimo procesų (procedūrų) laiką, sumažinti paslaugų gavėjų ir teikėjų patiriamus kaštus ir gerinti kitus paslaugų teikimo ir asmenų aptarnavimo kokybės parametrus;
► Optimizuoti Šilutės rajono savivaldybės administracijoje ir jai pavaldžiose 35 kultūros ir švietimo įstaigose paslaugų teikimo procesus (procedūras) ir įvertinti poreikį jas optimizuoti taikant LEAN kokybės valdymo arba lygiaverčio metodo atskirus elementus bei pertvarkyti atsisakant besidubliuojančių, persidengiančių, pasikartojančių, perteklinių procesų (procedūrų) veiksmų, vykdant vieno langelio principo įgyvendinimui užtikrinti reikalingus veiksmus, keičiant paslaugos teikimo struktūrą ir tobulinant jų teikimo reglamentavimą, mažinantį biurokratinę naštą paslaugų gavėjams ir užtikrinantį maksimalų paslaugų teikimo skaidrumą;
► Didinti gyventojų pasitenkinimą Šilutės rajono savivaldybės administracijos ir jai pavaldžių 35 kultūros ir švietimo įstaigų teikiamomis paslaugomis ir asmenų aptarnavimu.
LEAN sistemos diegimo metu buvo atliktos užduotys:
► Parengtas projekto komandos įsakymas, paskirti LEAN ar lygiavertės sistemos metodų lyderiai, komunikavimo planas, pagrindiniai KPI rodikliai;
► LEAN ar lygiavertės sistemos metodų pagalba išmatuoti proceso žingsniai ir jų trukmė (GEMBA metodas), nustatytos priežastys ir gerinimo (trumpinimo proceso) galimybės (5 KODĖL?);
► Atliktas situacijos, pašalinus identifikuotas problemines paslaugų teikimo vietas, prognostinis vertinimas ir nustatomas ateities žemėlapis (VSM metodas arba lygiavertis);
► Detalizuoti KPI rodikliai ir jų siekiamos reikšmės, kurios stebimos ir analizuojamos ASAICHI (arba lygiaverčio) metodo pagalba;
► Parengti esamos situacijos ir ateities proceso žemėlapiai (VSM), įdiegti metodai ir parengtos tvarkos GEMBA (arba lygiavertis), ASAICHI (arba lygiavertis) ir 5 KODĖL?;
► Parengta Kultūros projektų valdymo vieninga projektų valdymo metodika ir proceso schema - 1 vnt.;
► Parengtos kiekvienai įstaigai KAIZEN (arba lygiaverčio) tvarkos (1 tvarka savivaldybei ir 35 vnt. (į šį skaičių įeina ir 8 savivaldybei pavaldžios kultūros įstaigos), kurios apims KAIZEN (ar lygiaverčio) idėjų viešinimo, vykdymo ir įgyvendinimo viešinimo tvarką, KAIZEN (ar lygiaverčio) motyvaciją, KAIZEN (arba lygiaverčio) pasiūlymų vertinimą;
► Parengta galutinė ataskaita, kuri aptarta su savivaldybės administracijos personalu ir kultūros įstaigų atstovais.
Apibendrinat galima teigti, kad LEAN sistemos diegimo esmė – padėti Šilutės rajono savivaldybės administracijai pertvarkyti teikiamas viešąsias paslaugas ir jų teisinį reglamentavimą taip, kad būtų pasiekta geresnė paslaugų kokybė ir prieinamumas, kas padidintų piliečių pasitenkinimą teikiamomis paslaugomis ir prisidėtų prie galimų korupcijos apraiškų prevencijos, pagal poreikį optimizuojant paslaugų teikimo grandinę, o taip pat diegiant pažangesnius valdymo ir kokybės užtikrinimo metodus.
LEAN sistemos diegimo rezultatai:
Atsižvelgiant į LEAN kokybės sistemos principus bei procesinio modeliavimo svarbą, Šilutės rajono savivaldybės administracijoje ir jai pavaldžiose 35 kultūros ir švietimo įstaigose, buvo optimizuoti 9 paslaugų teikimo procesai ir jų sub-procesai – įdiegti VSM, GEMBA, 5 KODĖL metodai, sukurta nuolatinio veiklos gerinimo sistema – įdiegtas KAIZEN metodas bei ASAICHI metodas – efektyvus kasdienės veiklos valdymas. Be to, siekiant užtikrinti, sklandų LEAN metodų diegimą, konsultantai ne tik organizavo konsultacinius susitikimus su atsakingais darbuotojais, bet taip pat tikrino metodų diegimą institucijose, pvz. dalyvavo organizuojamuose susirinkimuose (ASAICHI), organizuojant paslaugų tobulinimo pasiūlymų teikimą (KAIZEN) ar analizuojant teikiamų paslaugų procesus (VSM, GEMBA, 5 KODĖL).
Projekto numeris - 10.1.3-ESFA-R-920-31-0001
